Leertischler - Waltraud Kaspar-Hieke - Training, Beratung, Coaching

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04.09.2020
Informationen - immer griffbereit?

Situation: Der Projektleiter kommt in die Projektbesprechung mit einem Stapel Papier, springt zwischen elektronischen Informationen und Handouts …

Sie   sagen das war einmal? Kommt da nicht oft das Argument „das sind vertragliche Unterlagen, die brauchen wir in Papier“ oder „auf dem Papier ist das einfacher zu lesen“. Egal wie  …  Sie sollte den Überblick behalten. Ich empfehle für das Projektteam eine elektronische Ablage in der Cloud mit klaren Strukturen und Zugriffsrechten, die möglichst einfach strukturiert ist.

Und so klappt es mit einer gemeinsamen Ablage:
  • Legen Sie die Ablagestruktur und die Zugriffsrechte offen.
  • Regeln Sie die Namensgebung für Dateien.
  • Legen Sie die zu nutzenden Programme und Standardlayouts fest.
  • Stellen Sie sicher dass die Zugriffe geregelt sind und eine Stellvertreterregelung eingerichtet ist.
  • Trennen Sie klar Arbeitsbereiche von Ergebnisbereichen (Zugriffsrechte).
  • Scannen Sie konsequent alle ablagerelevanten Unterlagen, wenn diese nicht elektronisch vorhanden sind und stellen diese in die Projektablage ein.
  • Sichern Sie regelmäßigen einen Backup.
  • Organisieren Sie ggf. die Papierablage für eine gesetzlich notwendige Aufbewahrung. Klären Sie vorher ab, ob dies   überhaupt nötig ist.
  • Legen Sie für sich selbst – falls das Ihren Lesegewohnheiten entspricht einen Hängeordner an und werfen Sie konsequent weg, was nicht mehr benötigt wird.

So haben Sie jederzeit online Zugriff auf die benötigten Informationen.



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16.04.2020
Strukturiert arbeiten am PC?

Früher: Ein aufgeräumter Schreibtisch ... jedes Arbeitsmittel hat seinen Platz. Posteingangsfach, Postausgangsfach, einen Ordner für die Wiedervorlage, ein Hängeregister für die Schnellablage ... viele Ordner.

Heute: Am klassischen Büroarbeitsplatz arbeitet man überwiegend mit dem PC. Haben Sie sich schon mal den Desktop von PCs angesehen, was sich da so darauf befindet? Ich bin manchmal sehr erstaunt, dass man da den Überblick behält. Und wenn ich nachfrage kommt "da habe ich schnell, was ich brauche" ... wirklich? Stoppen einen Tag lang jedesmal, wenn Sie etwas suchen die Zeit. Sie werden überrascht sein.
    
Tipp: Stellen Sie sich die nachfolgenden Fragen.
  • Habe ich wirklich einen "leeren Schreibtisch"?
    • Was bearbeite ich nicht aktuell?
    • Veraltet? Wiedervorlage? ... Wie kann ich das anders organisieren?
  • Ist mein Desktop übersichtlich?
    • Befindet sich wirklich nur das darauf, was ich gerade aktuell verwende?
    • Habe ich Ordner für die unterschiedlichen Themen angelegt. Müssen diese auf dem Desktop sein?
    • Räume ich den Desktop regelmäßig auf?
  • Wie sieht mein Mail-Account aus?
    • Sind in meinem Posteingang maximal die Mails vom Vortag?
    • Räume ich jeden Abend meinen E-Mail-Postkasten auf?
    • Habe ich eine übersichtliche Ordner-Struktur für meine E-Mails, wie z.B. die Aufteilung nach Projekten?
  • Wie sieht meine Wiedervorlage aus?
    • Nutze ich Outlook oder ein anderes Timemanagementtool für die Verwaltung?
    • Notiere ich Aufgaben nur an einer Stelle/in 1 System?
    • Sind in der Aufgabe alle Links zu benötigten Informationen?
    • Aktualisiere ich jeden Abend meine Aufgabenliste und gehe mit freiem Kopf nachhause?

    Sparen Sie Zeit mit weniger suchen.


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    28.3.2020
    Jede Info hat seinen Platz

    Früher: Kennen Sie noch die Ordner-Schränke. Ordner schön oder weniger schön beschriftet mit unterschiedlichen Rückenschildern farblich sortiert nach Themen? Ein Aktenplan war damals der Lösungsvorschlag. Darin stand - wenn man Glück hatte - in welchem Ordner welche Themen eingeordnet waren.

    Heute: Gerade in interkulturellen und multilokalen Teams bestehen bereits unterschiedliche Vorstellungen, was wann in welchem System abzulegen ist. Ist das klar, werden Infos oft unterschiedlich tief strukturiert. In manchen Dateiverzeichnissen kann man sich endlos verlieren.  Wenn Sie dann noch fragen, wer auf was zugreifen soll, herrscht Unsicherheit oder es kommt einfach “bei uns kann jeder alles lesen“ … wirklich?
        
    Tipp: Stellen Sie sich die nachfolgenden Fragen.
    • Sind nur die aktuell in Bearbeitung befindlichen Unterlagen auf meinem Tisch, damit ich mich voll auf die Bearbeitung konzentrieren kann?
    • Habe ich ein System, wie ich Informationen aufbewahre? Wie geht es Ihnen mit der Mischung aus gedruckten und elektronischen Informationen? Wie bringen Sie diese zusammen?
    • Gibt es eine mit allen Beteiligten abgestimmte Ablagestruktur und stimmen die Zugriffsberechtigungen?
    • Kennt jeder die Ablagestruktur?
    • Reichen die digitalen Such-Algorithmen für ein leichtes Auffinden aus oder benötigt man doch einen „Wegweiser“?

      Viel Erfolg mit SharePoint & Co.



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      14.3.2020
      Infos effizient "abarbeiten"

      Früher: Kennen Sie noch die "Lesemappen"? Eigentlich waren Sie völlig überflüssig, denn was darin gelandet ist, hat sowieso niemand mehr so wirklich angesehen. Aber ... das Gewissen war beruhigt.

      Heute: Über steigende Infoflut wird geklagt. E-Mails kommen in Massen der "Lesestau" gedeiht. E-Mails werden am Handy mitgenommen und in Besprechungen wird dann die "Post" abgearbeitet. Da läuft gleich 2x was falsch. Aber fassen wir uns mal selbst an die Nase. Wie arbeiten wir unsere Post ab? „Parken“ Informationen im "Posteingang" oder in einer „noch Lesen“-eMappe? Gerade wenn Sie elektronisch ist, kann das Fass bodenlos werden. Sie fassen Infos mehrfach an ... verlieren Zeit.

      Tipp: Nehmen Sie Informationen nur 1x in die Hand und fragen sich ...
      • Kann ich die Info wegwerfen?
      • Für wen ist die Info wichtig?
      • An wen kann/muss ich die Info weiterleiten?
      • Wer präsentiert im Projekt Jour fixe eine Zusammenfassung?
      • Muss ich die Info ablegen und wo? Wer braucht Zugriff darauf und welche Stichworte helfen für ein schnelles Auffinden?
      • Unterstützt die Info meine Ziele? Falls ja ... planen Sie Lesezeit aktiv ein.

      Ich habe festgestellt, dass ich als Projektleiter im Projekt ca. 80 % der mir zugegangenen Informationen entweder vergessen oder weiterleiten konnte. Da kommt dann gleich weniger Stress auf.

      „read it – when you need it“ – Oft tut es für den Rest eine gute Ablage, in der schnell im Bedarfsfall etwas gefunden wird. Dann kann ich darauf zugreifen, wenn ich sie brauche.

      Gutes Gelingen beim "Kampf" mit der Infoflut.

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